CO2-registratieplicht levert bedrijven ‘enorm veel extra werk op’
In het kader van de nieuwe Omgevingswet krijgen alle bedrijven met 100 medewerkers of meer vanaf 1 januari 2024 te maken met de ‘rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’ (WPM). Zij moeten vanaf dat moment het woon-werk en zakelijke verkeer van hun medewerkers bijhouden en rapporteren. De invoering van de maatregel is meermalen uitgesteld, omdat ook de invoering van de Omgevingswet meermalen is uitgesteld. Op dit moment staat 1 januari als startdatum vast, maar het demissionaire kabinet heeft inmiddels een voorstel gedaan om de start uit te stellen tot 1 juli, dit na kritiek van de Raad van State.
De rapportageverplichting houdt in dat bedrijven per jaar het totaal van de door hun werknemers afgelegde kilometers moeten bijhouden, uitgesplitst naar de verschillende vervoermiddelen en brandstoftypen. Die gegevens moeten via een digitaal formulier op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) worden ingevuld. Wie alle gegevens paraat heeft, zou daar volgens RVO niet langer dan een uur over hoeven te doen (een intermediair machtigen mag ook, mits deze online via de RVO wordt gemachtigd). Op basis van de ingevulde gegevens stuurt de RVO vervolgens een rapportage van de CO2-uitstoot naar het betreffende bedrijf. In dat rapport staan ook tips en informatie om de werkgebonden personenmobiliteit van de organisatie (verder) te verduurzamen.
Evaluatie in 2026
In het Klimaatakkoord staat onder meer de afspraak dat werkgevers met 100 of meer werknemers hun jaarlijkse CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit moeten verminderen, zodat die in 2030 in totaal met minimaal 1,5 megaton is gedaald. De komende jaren wordt gekeken of de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit van alle betrokken bedrijven onder dat plafond blijft. In 2026 vindt een evaluatie plaats. Als dan blijkt dat de CO2- uitstoot nog steeds boven dat plafond zit, wordt er alsnog een maximum CO2-uitstoot per reizigerskilometer ingesteld, waaraan iedere werkgever zal moeten voldoen.
Het eerste jaar waarover moet worden gerapporteerd is 2024. De ingevoerde gegevens gaan vanaf 2025 naar de (regionale) omgevingsdienst die werkt voor de gemeente van de hoofdvestiging van het betreffende bedrijf. Jaarlijks controleert de omgevingsdienst of de gegevens op tijd en op de juiste manier zijn ingediend. Jaarlijks moeten voor 1 juli de gegevens van het jaar daarvoor zijn ingediend. Over eventuele sancties is nog niets bekend.
Zorgen bij werkgevers
De RVO gaat er volgens zijn website vanuit dat veel bedrijven al een adequate administratie hebben waaruit alle benodigde gegevens moeiteloos kunnen worden opgediept: ‘U hoeft voor het rapporteren van gegevens over woon-werkmobiliteit en zakelijke mobiliteit niet een geheel nieuwe administratie op te zetten. Veel gegevens kunt u waarschijnlijk, met soms kleine aanpassingen, al uit uw administratie halen. Ook hoeft u niet zelf de CO2-uitstoot uit te rekenen of verslag te doen van uw mobiliteitsbeleid.’ Dat gebeurt namelijk automatisch, als het formulier is ingevuld.
Hoe zeer de overheid ook stelt de administratieve druk tot een minimum te beperken, bij werkgevers leven (soms grote) zorgen. Mobiliteitskaartaanbieder XXimo meldde afgelopen juli dat op basis van eigen onderzoek in samenwerking met Markteffect bleek dat ‘84 procent van de werkgevers de data (die nodig zijn voor de CO2-rapportage, red.) niet op orde heeft en dat 78 procent zich zorgen maakt over de impact van de CO2-rapportageplicht. De meest genoemde zorgpunten zijn de extra administratie, de tijd en energie die het kost, het bewaken van de privacy, medewerking van medewerkers en het gebrek aan data.’
Expert ingeschakeld
Ook bij Fleet & Mobility-uitgever Promedia Group in Rotterdam (115fte) levert de invoering van de rapportage “enorm veel extra werk op”, zo stelt HR-director Kitty Erina. “De data moet overal vandaan komen en vastgelegd gaan worden. Als er alleen maar vaste reisbewegingen zijn, dan zou het nog te overzien zijn. Maar door de toename van het flexwerken neemt de complexiteit alleen maar toe.” Het bedrijf schakelde een mobiliteitsexpert in om alles in kaart te brengen. “Dat heeft enorm geholpen om tot een werkbare oplossing te komen”, aldus Erina.
Grote stappen
Promedia maakt zich geen zorgen over eventuele aanvullende maatregelen die genomen gaan worden (op basis van de rapportages) om bedrijven te verplichten de CO2 te drukken. Eerder dit jaar ondertekende het een intentieverklaring van het Klimaatakkoord Gemeente Rotterdam, waarin onder meer staat dat aangesloten bedrijven streven naar een halvering van de mobiliteitsgerelateerde CO2 (in 2030 ten opzichte van 2016). Erina: “We hebben al grote stappen gezet, onder meer door het elektrificeren van het wagenpark. Ook komt inmiddels negentig procent van de medewerkers met de trein. Er zijn vooral nog kleine elementen waarin we kunnen verbeteren, zoals collega’s effectiever laten carpoolen en het inzetten van elektrische deelauto’s. Samen met de expert wordt nu de nulmeting gedaan. Het voordeel daarvan is dat we goed voorbereid aan volgend jaar beginnen.”
Handreiking
De RVO heeft op zijn website een Handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit online gezet waarin de prangendste vragen worden beantwoord. Veel mobiliteitsmanagers zullen er niet per se blij van worden, want wie geen grotendeels geïntegreerde mobiliteitsadministratie heeft, zal regelmatig de rekenmachine tevoorschijn moeten halen. Een voorbeeld: voor wie niet beschikt over data waarin de reiskilometers per vervoersmiddel in privé, woon-werk- en zakelijke reizen worden gesplitst, adviseert RVO de forfaitaire methode. Ofwel, aldus de Handreiking: ‘Van het totaal aantal jaarkilometers per voertuigtype trekt u de woon-werkkilometers af, evenals een vastgesteld gemiddelde (forfaitair) voor privékilometers. De zakelijke kilometers voor de jaarrapportage blijven dan over. U doet dit voor alle vervoermiddelen en brandstoftypen apart.’ En volstaat de rekenmachine niet, dan is er altijd nog de optie om een rondvraag te houden. ‘Als het totaal aantal fietsritten ook niet bekend is, kunt u een enquête houden onder de werknemers die zakelijk van deze vervoermiddelen gebruikmaken. Ook kunt u besluiten dit onderdeel van uw zakelijke mobiliteit in het geheel niet mee te nemen in de rapportage. Op die manier heeft u wel minder duurzame jaarkilometers om te rapporteren. U profiteert dan niet van het gunstige effect dat dit heeft op de berekening van de totale CO2-uitstoot van uw organisatie.’ Ook vragen als: moeten vliegreizen of reizen per boot of schip worden meegerekend, of zijn zakelijke autoreizen in het buitenland vrijgesteld? worden beantwoord (spoiler: in al deze gevallen nee).
