Beheeradvies: bestel standaard

De meest voorkomende problemen betreffen beschikbaarheid versus betaling. Voertuigen zijn bijvoorbeeld al op kenteken gezet, maar de bestickering en de functionele inrichting zijn nog niet aangebracht. Ondertussen is de facturatie van het leasetarief al gestart.

Een ander veel voorkomend probleem is dat voertuigen onnodig lang bij de dealer staan, omdat de inbouwer niet is geïnformeerd. Ook komt het vaak voor dat de configuratie van de voertuigen niet is gestandaardiseerd, waardoor de beschikbaarheid wordt vertraagd of voertuigen achteraf niet voldoen aan de eisen. Al deze problemen zijn eenvoudig te voorkomen.

`Het is essentieel dat één leverancier een coördinerende rol toegewezen krijgt. Hij bewaakt de plannin en stuurt zo nodig bij.`

Bij de inzet van bestelvoertuigen zijn meer partijen betrokken dan bij personenauto’s – naast de leasemaatschappij zijn immers meestal ook een leverende dealer, een bestickeraar en een inbouwer betrokken. Dit maakt het noodzakelijk om met alle betrokken partijen heldere en werkbare procesafspraken te maken. Essentieel daarbij is dat één leverancier een coördinerende rol toegewezen krijgt. Die bewaakt de planning, informeert en stuurt zo nodig bij.

Bestelvoertuigen worden doorgaans puur functioneel ingezet en moeten in grote mate voldoen aan de eisen die de werkzaamheden van de berijder eraan stelt. De praktijk leert dat de eisen van veel medewerkers te clusteren zijn. Zo kan worden volstaan met één automerk en -model met een minimum aantal standaardconfiguraties qua model, type, functionele inrichting en belettering. Deze standaardisatie maakt het mogelijk om verregaande en efficiënte inkoop- en werkafspraken te maken met leveranciers.

Leon Mulders, senior consultant Fleet Support. Deze aflevering van Beheeradvies verscheen eerder in Fleet&Mobility 3 van 2015.