De International Financial Reporting Standards, kortweg IFRS, zijn op 1 januari 2019 van kracht. Een van de belangrijkste doelen van de nieuwe regel is meer helderheid verschaffen over de financiële conditie van een bedrijf, door inzicht te geven met welke middelen er gewerkt wordt. Waar tot nu toe alleen financiële leaseproducten op de balans moesten staan (bezit plus leaseverplichtingen), geldt dat vanaf 1 januari ook voor operationele leaseproducten. Op dit moment zijn bij de bedrijven alleen de kosten van de lease zichtbaar in de  winst-en-verliesrekening. Dit maakt het voor bedrijfsanalisten lastig om  de prestaties van bedrijven goed te overzien, omdat ze  een inschatting moeten maken van de invloed van de operationele leaseverplichtingen op de boeken. Deze situatie wordt middels IFRS16 rechtgetrokken.

Beursgenoteerde ondernemingen zijn vanaf 1 januari verplicht om conform IFRS-regels te rapporteren, andere ondernemingen kunnen dit op vrijwillige basis doen. “Wij zijn eind 2016 gestart met de implementatie van IFRS16 en zijn eigenlijk zo goed als klaar”, zegt Marijke van der Ploeg, bij Engie Services Nederland (voorheen Cofely) verantwoordelijk voor accounting, reporting & control. Het bedrijf is IFRS16-plichtig als dochter van het Franse beursgenoteerde Engie.

De administratieve verwerking is tijdrovend, zegt Ronald de Hoog, fleetmanager bij het bedrijf. “Het hele wagenpark moet op de balans verschijnen tegen de werkelijke waarde, berekend over de periode dat die auto bij ons rijdt. Maar vrijwel geen enkele leaseauto rijdt exact de vier jaar die deze eigenlijk op contract staat. Elke dag korter of langer moet worden verwerkt en herberekend. Daar hebben we overigens al een flinke slag in gemaakt, samen met onze leasemaatschappijen. Die gaven eerst elk op hun eigen manier de mutaties door. Dat is ondertussen gestroomlijnd waardoor bij wijze van spreken met een druk op de knop de meest actuele cijfers beschikbaar zijn.”

‘Je moet IFRS in het wagenpark- proces borgen.’

Elk contract moet in de IFRS worden getoetst op mogelijke leaseconstructies. En dat levert een berg werk op. Voorbeeld: een dataserver die extern staat, maar alleen toegankelijk is voor het betreffende bedrijf, wordt gezien als lease en moet in de boeken. Hetzelfde geldt voor een vrachtwagen die alleen voor één klant wordt ingezet. Het inventariseren van de mogelijke leaseverplichtingen geeft ook voor het wagenpark uitdagingen en een extra administratieve last. Volgens Van der Ploeg van Engie Services is het daarom van belang dat IFRS16 in het reguliere wagenparkproces wordt geborgd. “Dan zal de administratieve last in de toekomst meevallen. Als de financiële verantwoording op zichzelf blijft staan, ontstaat een dubbele registratie en dat geeft een administratieve last met een verhoogde kans op fouten”. 

Het opnemen van de leaseverplichtingen als passiva op de balans heeft nogal wat gevolgen, weet ook Roald Beumer, verslaggevingsexpert bij BDO. In plaats van dat alleen de kosten in de resultatenrekening staan, moet de gehele verplichting nu in de boeken worden opgenomen. “Voor leaseauto’s loopt dat aardig snel op. Stel dat je een leasecontract hebt van 48 maanden, met 1.000 euro per maand, dan is dat – in een sterk vereenvoudigd voorbeeld – per auto dus 48.000 euro aan lease-activa enerzijds en schuld aan de leasemaatschappij aan de passivazijde.” Het gevolg van IFRS 16 is een zogenoemde balansverlenging. Het bijzondere is dat er niets aan de bedrijfsvoering verandert, terwijl de balansverlenging wel negatieve effecten kan hebben. Beumer: “Onder de vorige standaard was het maandbedrag een vast bedrag, in de nieuwe standaard is de afschrijving vast, maar wordt de rente berekend over de totale leaseverplichting. Hierbij is bij de start van de leaseperiode het bedrag waarover rente berekend wordt hoger dan aan het einde van de termijn.” 

‘Geen enkele leaseauto rijdt exact de vier contractjaren.’

In het voorbeeld zou dan na het eerste jaar over 36.000 euro rente worden berekend en na het tweede jaar over 24.000 euro. Deze verschuiving van de rentekosten kan effect hebben op de ratio’s van de onderneming. “Het moeten opnemen van een schuld kan  problemen geven met de financier zoals een bank, waarmee convenanten zijn gesloten over hoeveel renteschuld het bedrijf mag hebben. Als een bedrijf zich daar niet aan houdt, kan de geldlening voor de verstrekkers soms direct opeisbaar zijn en moet het bedrijf op zoek naar een nieuwe financier. Wij hebben onze klanten hierop geattendeerd en verzocht om de leningsvoorwaarden aan te laten passen voor eventuele gevolgen van de invoering van IFRS 16.” Volgens financieel experts kan IFRS16 dan ook invloed hebben op de manier waarop er over bijvoorbeeld leasing wordt gedacht binnen een bedrijf. Om de balans niet al te zwaar te belasten, zou het aantal leaseauto’s kunnen worden teruggebracht of kan er worden gekozen voor een poolsysteem. Ook het inzetten op mobiliteitsbudgetten waarmee werknemers privatelease kunnen bekostigen, is een optie. Dan blijft de waarde van de auto immers bij je werknemer hangen. 

Henk Winckens, adviseur mobiliteit bij Enexis, wordt niet echt warm van de invoering van de nieuwe boekhoudstandaard. “Wij hebben ook de voorlopers op deze regelgeving doorgevoerd. Dat heeft niet tot veel veranderingen geleid, dus ook nu blijft het wagenparkbeheer business as usual. Als netwerkbeheerder hebben wij voor een aanzienlijk bedrag bedrijfsmiddelen op de balans staan, waaronder een groot deel van ons wagenpark. Wat er nu nog bij gaat komen, is eigenlijk te verwaarlozen.

De International Financial Reporting Standards, kortweg IFRS, zijn op 1 januari 2019 van kracht. Een van de belangrijkste doelen van de nieuwe regel is meer helderheid verschaffen over de financiële conditie van een bedrijf, door inzicht te geven met welke middelen er gewerkt wordt. Waar tot nu toe alleen financiële leaseproducten op de balans moesten staan (bezit plus leaseverplichtingen), geldt dat vanaf 1 januari ook voor operationele leaseproducten. Op dit moment zijn bij de bedrijven alleen de kosten van de lease zichtbaar in de  winst-en-verliesrekening. Dit maakt het voor bedrijfsanalisten lastig om  de prestaties van bedrijven goed te overzien, omdat ze  een inschatting moeten maken van de invloed van de operationele leaseverplichtingen op de boeken. Deze situatie wordt middels IFRS16 rechtgetrokken.

Beursgenoteerde ondernemingen zijn vanaf 1 januari verplicht om conform IFRS-regels te rapporteren, andere ondernemingen kunnen dit op vrijwillige basis doen. “Wij zijn eind 2016 gestart met de implementatie van IFRS16 en zijn eigenlijk zo goed als klaar”, zegt Marijke van der Ploeg, bij Engie Services Nederland (voorheen Cofely) verantwoordelijk voor accounting, reporting & control. Het bedrijf is IFRS16-plichtig als dochter van het Franse beursgenoteerde Engie.

De administratieve verwerking is tijdrovend, zegt Ronald de Hoog, fleetmanager bij het bedrijf. “Het hele wagenpark moet op de balans verschijnen tegen de werkelijke waarde, berekend over de periode dat die auto bij ons rijdt. Maar vrijwel geen enkele leaseauto rijdt exact de vier jaar die deze eigenlijk op contract staat. Elke dag korter of langer moet worden verwerkt en herberekend. Daar hebben we overigens al een flinke slag in gemaakt, samen met onze leasemaatschappijen. Die gaven eerst elk op hun eigen manier de mutaties door. Dat is ondertussen gestroomlijnd waardoor bij wijze van spreken met een druk op de knop de meest actuele cijfers beschikbaar zijn.”

‘Je moet IFRS in het wagenpark- proces borgen.’

Elk contract moet in de IFRS worden getoetst op mogelijke leaseconstructies. En dat levert een berg werk op. Voorbeeld: een dataserver die extern staat, maar alleen toegankelijk is voor het betreffende bedrijf, wordt gezien als lease en moet in de boeken. Hetzelfde geldt voor een vrachtwagen die alleen voor één klant wordt ingezet. Het inventariseren van de mogelijke leaseverplichtingen geeft ook voor het wagenpark uitdagingen en een extra administratieve last. Volgens Van der Ploeg van Engie Services is het daarom van belang dat IFRS16 in het reguliere wagenparkproces wordt geborgd. “Dan zal de administratieve last in de toekomst meevallen. Als de financiële verantwoording op zichzelf blijft staan, ontstaat een dubbele registratie en dat geeft een administratieve last met een verhoogde kans op fouten”. 

Het opnemen van de leaseverplichtingen als passiva op de balans heeft nogal wat gevolgen, weet ook Roald Beumer, verslaggevingsexpert bij BDO. In plaats van dat alleen de kosten in de resultatenrekening staan, moet de gehele verplichting nu in de boeken worden opgenomen. “Voor leaseauto’s loopt dat aardig snel op. Stel dat je een leasecontract hebt van 48 maanden, met 1.000 euro per maand, dan is dat – in een sterk vereenvoudigd voorbeeld – per auto dus 48.000 euro aan lease-activa enerzijds en schuld aan de leasemaatschappij aan de passivazijde.” Het gevolg van IFRS 16 is een zogenoemde balansverlenging. Het bijzondere is dat er niets aan de bedrijfsvoering verandert, terwijl de balansverlenging wel negatieve effecten kan hebben. Beumer: “Onder de vorige standaard was het maandbedrag een vast bedrag, in de nieuwe standaard is de afschrijving vast, maar wordt de rente berekend over de totale leaseverplichting. Hierbij is bij de start van de leaseperiode het bedrag waarover rente berekend wordt hoger dan aan het einde van de termijn.” 

‘Geen enkele leaseauto rijdt exact de vier contractjaren.’

In het voorbeeld zou dan na het eerste jaar over 36.000 euro rente worden berekend en na het tweede jaar over 24.000 euro. Deze verschuiving van de rentekosten kan effect hebben op de ratio’s van de onderneming. “Het moeten opnemen van een schuld kan  problemen geven met de financier zoals een bank, waarmee convenanten zijn gesloten over hoeveel renteschuld het bedrijf mag hebben. Als een bedrijf zich daar niet aan houdt, kan de geldlening voor de verstrekkers soms direct opeisbaar zijn en moet het bedrijf op zoek naar een nieuwe financier. Wij hebben onze klanten hierop geattendeerd en verzocht om de leningsvoorwaarden aan te laten passen voor eventuele gevolgen van de invoering van IFRS 16.” Volgens financieel experts kan IFRS16 dan ook invloed hebben op de manier waarop er over bijvoorbeeld leasing wordt gedacht binnen een bedrijf. Om de balans niet al te zwaar te belasten, zou het aantal leaseauto’s kunnen worden teruggebracht of kan er worden gekozen voor een poolsysteem. Ook het inzetten op mobiliteitsbudgetten waarmee werknemers privatelease kunnen bekostigen, is een optie. Dan blijft de waarde van de auto immers bij je werknemer hangen. 

Henk Winckens, adviseur mobiliteit bij Enexis, wordt niet echt warm van de invoering van de nieuwe boekhoudstandaard. “Wij hebben ook de voorlopers op deze regelgeving doorgevoerd. Dat heeft niet tot veel veranderingen geleid, dus ook nu blijft het wagenparkbeheer business as usual. Als netwerkbeheerder hebben wij voor een aanzienlijk bedrag bedrijfsmiddelen op de balans staan, waaronder een groot deel van ons wagenpark. Wat er nu nog bij gaat komen, is eigenlijk te verwaarlozen.