Wagenparkbeheerders worden met verschillende uitdagingen geconfronteerd. Zo is er bijvoorbeeld een steeds grotere behoefte aan flexibele mobiliteitsoplossingen. Om daar een goede keuze in te kunnen maken, is eerst inzicht en overzicht nodig in de mobiliteit van het bedrijf. GPS-Buddy biedt fleetmanagers een modulaire oplossing die helpt om de juiste keuzes te maken. Daarbij is de behoefte van het bedrijf leidend. “Registratie is slechts de basis”, zegt international sales director Desmond van Kooten.
Om het wagenpark af te stemmen op de behoefte van de medewerkers of klanten is allereerst inzicht nodig. Inzicht in onder andere de bezettingsgraad van de voertuigen, de onderhoudskosten en het brandstofverbruik per kilometer. Minstens zo belangrijk is tegenwoordig echter de voorkeur van de medewerker, aan welk voertuig of vervoermiddel geeft hij (of zij) de voorkeur? De fleetmanagementoplossing van GPSBuddy biedt inzicht, overzicht en helpt fleetmanagers om snel en eenvoudig de juiste keuzes te maken.
Een paar stappen verder
“Wij zijn gespecialiseerd in kilometer- en urenregistratie, maar we gaan daarin een paar stappen verder. Bij ons kun je je registratiesysteem modulair uitbreiden”, zegt Van Kooten. “De klant kan bij ons opstappen naar behoefte en meeliften met de ontwikkelingen.” De doelstelling van GPS-Buddy is dat de behoefte van het bedrijf zo goed mogelijk wordt ingevuld. “Registratie is alleen maar de basis. Wij kijken naar hoe een bedrijf in elkaar zit en wat het nodig heeft. Zoals bijvoorbeeld asset tracking voor bouwbedrijven. Dan weet je precies welk materieel waar staat. We hebben ook traileroplossingen voor transportbedrijven, die zo precies kunnen nagaan waar hun goederen zijn. Eventueel in combinatie met temperatuursensoren, wat voor ondernemingen in de foodsector belangrijk is. Je krijgt dan bijvoorbeeld een melding als de temperatuur van de lading afwijkt van de vereiste waarden.” Per branche wordt gekeken naar verschillende oplossingen, zegt Van Kooten. “Je kunt beginnen met een basis-track & trace-systeem en dat steeds verder modulair uitbreiden tot een complete boordcomputer, naar wens van de klant. Die betaalt alleen voor wat hij afneemt. Begin je met een basissysteem en wil je uitbreiden, dan hoef je bij ons niet opnieuw te investeren in iets heel anders.” GPS-Buddy heeft inmiddels een uitgebreide klantenkring, variërend van installatiebedrijven tot de farmaceutische sector. “We zijn ook preferred supplier van Bouwend Nederland.”
Het begint bij inzicht
Een efficiënt mobiliteitsplan begint bij inzicht. Wat is de bezettingsgraad van een voertuig? Hoe vaak wordt een voertuig gebruikt, hoe lang en op welke tijdstippen? Die basisinformatie is over het algemeen bij de meeste organisaties wel bekend, maar vaak wordt hiervoor informatie uit diverse systemen gecombineerd. “Daardoor neemt de foutkans toe. Denk aan het combineren van informatie uit een reserveringssysteem met de kilometerstandenregistratie en de aftekenlijsten voor het innemen en afgeven van sleutels. De kans dat er een verkeerde datum of verkeerde kilometerstand wordt overgenomen is niet gering”, zegt Van Kooten. Het is daardoor niet altijd eenvoudig om snel en eenduidig inzicht te hebben in de actuele status van het wagenpark. De oplossingen van GPS-Buddy werken met één beheeromgeving en bieden diverse rapportagemogelijkheden. “In een paar muisklikken heb je alle relevante informatie om objectieve beslissingen te nemen binnen handbereik. Je weet wie in welke auto rijdt, hoeveel kilometers, hoe lang, hoeveel werkuren en hoeveel privé.”
Impact op wagenpark
Die basisinformatie biedt aanknopingspunten om de kosten van het wagenpark te minimaliseren en de bezettingsgraad te maximaliseren. “De hoogste kosten zijn in de meeste gevallen de kosten door stilstand en de kosten voor onderhoud. GPS-Buddy zorgt ervoor dat de wagenparkbeheerder eenvoudig
kan zien welke voertuigen er in een bepaalde periode het meest zijn ingezet en welke routes deze voertuigen hebben afgelegd. Denk daarbij aan informatie als: rijdt een voertuig met name in één regio of wordt er internationaal gereden?”, aldus Van Kooten. De analyse van die ritinformatie kan ervoor zorgen dat de medewerkers in de toekomst een andere, efficiëntere, route gaan rijden. “Het is ook mogelijk om deze informatie bij de aanschaf van een nieuw voertuig te gebruiken, bijvoorbeeld door te kijken naar de merken of karakteristieken van de meest ingezette voertuigen.” De informatie uit het fleetmanagementsysteem biedt verder mogelijkheden om te analyseren wat de optimale omvang van een wagenpark is. “Zo kan het zijn dat een oplossing met deelauto’s lucratiever is dan uitbreiding van het wagenpark. Of wellicht geeft een deel van de medewerkers er de voorkeur aan om gebruik te maken van een motor in plaats van een auto, ook die gegevens kunnen worden geregistreerd.”
Totaalbeeld in een beheeromgeving
Al deze informatie is eenvoudig in rapportages weer te geven dankzij het gebruik van één beheeromgeving. Van Kooten: “Zo heeft een bedrijf altijd een goed zicht op de status van het wagenpark en kan de fleetmanager weloverwogen beslissingen nemen op het gebied van uitbreiding of vervanging.” Zowel beheerders, werknemers als planners kunnen de informatie zien en analyseren via apps. “Voor planners is dat handig: ze hebben realtime in beeld wie waar rijdt en zo nodig taken van medewerkers die onderweg zijn, aanpassen of aanvullen als de planning wijzigt.”
Privacy gewaarborgd
Hoewel met GPS-Buddy bijna alle denkbare informatie over mobiliteit inzichtelijk kan worden gemaakt, is de privacy gewaarborgd, zegt Van Kooten. “We kunnen heel veel zien. We kunnen aflezen hoe hard iemand rijdt, wat het toerental is et cetera. Je kun het rijgedrag meten en iemand dus helpen om beter te rijden. Maar als iemand een zakelijke auto ook privО gebruikt, kan hij een zogeheten privacyswitch aanzetten: de data van privéritten wordt dan gecodeerd.”