Interview Monique Schut | Het nieuwe normaal van PGB Pensioendiensten
Is dit nu het nieuwe normaal? Of moeten we voorbereid zijn op meer aanpassingen in het mobiliteitsbeleid? Dat is natuurlijk een vraag die ons allemaal bezighoudt”, stelt Monique Schut, die als manager people & support deel uitmaakt van het managementteam van PGB Pensioendiensten en verantwoordelijk is voor het mobiliteitsbeleid. De afgelopen twee coronajaren vielen een paar belangrijke ontwikkelingen samen bij de organisatie: de omschakeling naar een ander mobiliteitsbeleid en de verhuizing naar een nieuw kantoorpand.
“Het een staat natuurlijk niet los van het ander: een nieuwe, hybride manier van werken hangt nauw samen met het mobiliteitsbeleid. En het nieuwe werkconcept heeft weer directe consequenties voor de inrichting van het kantoorpand, maar vooral ook voor de hoeveelheid parkeer- en oplaadplekken voor auto’s en fietsen.”
Hybride werken vraagt om een flexibel mobiliteitsbeleid
Schut is er heilig van overtuigd dat aanpassingen in beleid, of het nu om hr- of mobiliteitszaken gaat, alleen optimaal werken als ze zijn gebaseerd op de wensen en behoeften van de medewerkers zelf. “We gaan hier geen regels bedenken waarvan we niet precies weten voor wie of wat we het doen en of er wel voldoende draagvlak voor is. We willen dat ons beleid diepgeworteld is en dat iedereen snapt waarom we voor een bepaalde koers hebben gekozen”, vertelt Schut.
“We voeren in alles een transparant beleid en staan voor een bedrijfscultuur waarin alles bespreekbaar moet zijn. En dus is het belangrijk dat mensen zelf kunnen meedenken over hoe ze het werk het liefst georganiseerd zouden zien. Daarmee kweek je als organisatie een grote betrokkenheid en veel draagvlak, omdat medewerkers dan beter begrijpen waarom er voor bepaalde regels is gekozen.”
Wijsheid
En dus werd medio 2020 besloten om een speciale werkgroep mobiliteit in te stellen. Die werkgroep is er nog steeds en bestaat uit zeven medewerkers, van alle afdelingen één persoon, zodat alle afdelingen in het overleg zijn vertegenwoordigd. Wat is wijsheid in deze tijd op het gebied van mobiliteit en hoe kunnen we het beleid verduurzamen, luidde de vraag die ze in 2020 meekregen. “Alle vormen van mobiliteit zijn meegenomen en onderzocht: van reiskosten voor woon-werkverkeer tot zakelijke reiskosten, de fiets- en leaseregeling, maar ook vliegreizen en de thuiswerkvergoeding. En natuurlijk is ook meteen nagedacht over gebruik en inrichting van het parkeerterrein bij het nieuwe kantoor, de fietsenstalling én de laadmogelijkheden voor de elektrische auto’s en fietsen”, zegt Schut. PGB Pensioendiensten heeft een wagenpark van tien leaseauto’s via leasemaatschappij Leaseplan.
Leaserijders kunnen sinds dit jaar alleen kiezen voor een elektrische auto. “Verder zijn de leaserijders vrij in hun keuze, afhankelijk van de geldende categorie. We hebben onder andere een Tesla, Polestar en een elektrische Audi in het wagenpark”, vertelt Schut. De rest van de bijna vierhonderd medewerkers kon volgens de oude regels kiezen voor een kilometervergoeding of het openbaar vervoer. “Die regeling wilden we graag moderniseren, ook omdat we hem onvoldoende flexibel vonden. Mede door corona voeren we nu een beleid waarbij je alleen naar kantoor komt als dat nodig is. Daar moet het mobiliteitsbeleid naadloos op aansluiten. Als mensen naar kantoor komen, willen we graag dat ze bewust nadenken over de meest geschikte en duurzame manier van reizen.”
De werkgroep kwam al snel met de aanbeveling dat medewerkers uit meerdere reisvormen moeten kunnen kiezen en dat ook een thuiswerkvergoeding of woon-werkverkeer met de fiets bij de mobiliteitsregeling horen. Om dat allemaal mogelijk te maken en goed te kunnen faciliteren, is de organisatie bij Shuttel terecht gekomen, een platform dat dagelijks registreert hoe medewerkers van en naar kantoor reizen. “Het contract met de NS is opgezegd. Uit de werkgroep is Shuttel naar voren gekomen, omdat het voor de medewerkers makkelijk in gebruik is. Ze hoeven alleen aan te geven wanneer en hoe ze hebben gereisd en vervolgens wordt alles automatisch per maand verrekend. Ook is het systeem gekoppeld aan onze salarisadministratie.”
Om kostenefficiënt en duurzaam vervoer zo veel mogelijk te stimuleren, is bijvoorbeeld ingesteld dat er geen autoreiskosten worden vergoed als je binnen een straal van tien kilometer van kantoor woont. De fietskilometers worden dan juist wel vergoed. “De kracht van het nieuwe mobiliteitsbeleid is dat we de medewerkers niks opleggen, maar dat ze zelf kunnen kiezen wat hen op dat moment het beste uitkomt. Door de werkgroep kweek je meteen draagvlak binnen de organisatie. Zij koppelen alles terug naar de mensen en zijn ook meteen goede ambassadeurs van het nieuwe beleid.”
Fietsen
Al bij aankomst bij het nieuwe kantoor in Amstelveen is duidelijk dat het gebruik van de fiets wordt toegejuicht. Pal naast de hoofdingang staat een fietsenrek en onder het gebouw is een grote overdekte fietsenstalling, inclusief oplaadplekken voor e-bikes. Om het gebruik van de fiets te promoten, kunnen de medewerkers bij elk NS-station gratis gebruik maken van een OV-fiets. “Om het ook voor de wielrenners onder ons comfortabel te maken, hebben we op kantoor een paar douches en kleedkamers beschikbaar gemaakt. Daar wordt dankbaar gebruik van gemaakt.”
De werkgroep heeft ook onderzocht in hoeverre de zakelijke leasefiets een goed alternatief is, maar uit het onderzoek bleek dat het zelf aanschaffen van een fiets minder kost. Dit komt vooral door de bijtelling, maandelijkse leasekosten en verplichte overname bij uitdiensttreding van het leasecontract van drie jaar. “Daarom is besloten om de fietsregeling uit te breiden tot 2 duizend euro (dat was 749 euro). Dat levert medewerkers een direct fiscaal voordeel op en ook een elektrische fiets is dan haalbaar”, vertelt Schut.
OV-Only
Om het mobiliteitsbeleid goed te kunnen evalueren en waar nodig aan te passen, blijft de werkgroep in zijn huidige vorm bestaan. “Tijdens de invoering van het nieuwe mobiliteitsbeleid is ook besloten om ons aan te sluiten bij Anders Reizen, een coalitie van bedrijven die zich focust op duurzame mobiliteit en het terugbrengen van de CO2-uitstoot. Ik vind het interessant om hier deel van uit te maken, omdat je heel makkelijk ideeën en ervaringen kunt uitwisselen. Zo hoorde ik via Triodos Bank bijvoorbeeld dat zij voor nieuwe medewerkers de ‘OV-Only’-regeling hebben.
Nieuwkomers proberen de eerste drie maanden uit of woon-werkverkeer met het OV haalbaar is, pas daarna wordt naar andere alternatieven gekeken. Dat vind ik een interessante gedachte en die koppel ik dan ook weer terug aan de werkgroep die dat vervolgens weer met de achterban bespreekt.” “Zo’n pilot zou goed bij ons kunnen passen. Wij doen elke maand een experiment om te toetsen hoe een bepaalde maatregel bevalt. Op verzoek van veel medewerkers proberen we deze maand bijvoorbeeld uit hoe het bevalt om een vergadervrije woensdagochtend in te stellen. Omdat er zoveel gebeurt rondom mobiliteit, zou het heel goed kunnen dat we dat daar ook een experiment met OV-Only gaan doen. We zien nu bijvoorbeeld dat dinsdag en donderdag populaire kantoordagen zijn en veel files veroorzaken. Het is belangrijk dat je als organisatie de ruimte hebt om te experimenteren.”
PGB Pensioendiensten in cijfers
PGB Pensioendiensten is de uitvoeringsorganisatie van Pensioenfonds PGB. Met een vermogen van ruim 37 miljard euro is dit pensioenfonds het 9e pensioenfonds van ons land. Het fonds verzorgt de pensioenen van ongeveer 445 duizend deelnemers en beheert de pensioenregelingen voor werkgevers, (oud)deelnemers en gepensioneerden. PGB Pensioendiensten heeft zijn hoofdkantoor in Amstelveen en telt bijna 450 medewerkers. Het wagenpark van de organisatie telt 10 leaseauto’s, waarvan 6 BEV, 2 HEV en 2 ICE. Sinds de invoering van de nieuwe regeling in mei dit jaar mogen alleen nog EV’s worden besteld. De organisatie beschikt over een eigen parkeerterrein met 102 parkeerplekken en 19 laadplekken. Bij het hoofdkantoor is ook een overdekte fietsenstalling met plek voor 27 fietsen waarvan 20 met laadvoorziening.
