Voor het zonder bijtelling én zonder al te veel administratieve lasten rijden van een bestelauto zijn er inderdaad goede mogelijkheden. Allereerst moeten we even vaststellen dat we het hier om een bestelauto gaat die privé gebruikt zou kunnen worden. Niet over een van de bijtelling uitgezonderde bestelauto, zoals de grote bestelauto’s met één stoel of de bestelauto die op de zaak achterblijft. 

Als de werknemer dat niet wil, kan hij de fiscale bijtelling voor privégebruik voorkomen met de tegenbewijsregeling. In principe moet hij daarvoor een rittenregistratie bijhouden. Dat kan op papier, maar dat vinden sommige werknemers te bewerkelijk. Een goede oplossing zou dan een digitale rittenregistratie kunnen zijn. Als er vrijwel alleen zakelijke ritten gemaakt worden, is daar weinig werk aan. Met een ‘Verklaring geen privégebruik’ die in zo’n geval afgegeven kan worden, is de werkgever zelfs gevrijwaard van naheffing als later zou blijken dat er toch teveel privé gereden is.

Naheffingsaanslag

Een andere oplossing zou kunnen zijn om gebruik te maken van de zogenaamde ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. Deze moet via de werkgever bij de Belastingdienst worden aangevraagd. Na toekenning hoeft de werknemer geen rittenregistratie meer bij te houden voor deze bestelauto. Wel is het dan zo dat het privégebruik echt helemaal achterwege moet blijven, zelfs privéritten tot en met 500 km per jaar zijn in deze optie niet mogelijk. Als de Belastingdienst het vermoeden heeft dat de bestelauto toch voor privédoeleinden wordt gebruikt, wordt er contact opgenomen om het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag. Ook hiervoor geldt dat als een werkgever niets te verwijten valt, de Belastingdienst zal naheffen bij de berijder.

Gebruikt een berijder de bestelauto weliswaar niet privé, maar wel voor het woon-werkverkeer, dan geldt er voor de btw wél een btw-heffing over dat privégebruik.

Als de werknemer de auto niet langer meer alleen voor zakelijke ritten gebruikt, moet hij de verklaring intrekken. Doet hij dat niet, dan kan hij daarvoor een fiscale boete krijgen, nog los van de naheffing van de bijtelling zelf. Ook werkgevers moeten hierbij oplettend blijven. Bij vermoeden van privégebruik, geldt ook voor hen dat het aan de fiscus gemeld moet worden dat de werknemer ten onrechte de verklaring nog niet heeft ingetrokken.

Tot slot nog een praktische tip: Gebruikt een berijder de bestelauto weliswaar niet privé, maar wel voor het woon-werkverkeer, dan geldt er voor de btw wél een btw-heffing over dat privégebruik. Voor de btw wordt woon-werkverkeer namelijk als privérit gezien. Dit in tegenstelling tot de loonbelastingheffing over de bijtelling, waarvoor woon-werkverkeer als zakelijke rit telt. De btw-heffing hoeft in dat geval echter niet de gebruikelijke 2,7 procent van de catalogusprijs te zijn, maar kan gebaseerd worden op de werkelijke woon-werkkilometers in verhouding tot het totale jaarkilometrage. Denk daarvoor aan het vastleggen van de kilometerstand per 31 december.

Als de werknemer dat niet wil, kan hij de fiscale bijtelling voor privégebruik voorkomen met de tegenbewijsregeling. In principe moet hij daarvoor een rittenregistratie bijhouden. Dat kan op papier, maar dat vinden sommige werknemers te bewerkelijk. Een goede oplossing zou dan een digitale rittenregistratie kunnen zijn. Als er vrijwel alleen zakelijke ritten gemaakt worden, is daar weinig werk aan. Met een ‘Verklaring geen privégebruik’ die in zo’n geval afgegeven kan worden, is de werkgever zelfs gevrijwaard van naheffing als later zou blijken dat er toch teveel privé gereden is.

Naheffingsaanslag

Een andere oplossing zou kunnen zijn om gebruik te maken van de zogenaamde ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. Deze moet via de werkgever bij de Belastingdienst worden aangevraagd. Na toekenning hoeft de werknemer geen rittenregistratie meer bij te houden voor deze bestelauto. Wel is het dan zo dat het privégebruik echt helemaal achterwege moet blijven, zelfs privéritten tot en met 500 km per jaar zijn in deze optie niet mogelijk. Als de Belastingdienst het vermoeden heeft dat de bestelauto toch voor privédoeleinden wordt gebruikt, wordt er contact opgenomen om het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag. Ook hiervoor geldt dat als een werkgever niets te verwijten valt, de Belastingdienst zal naheffen bij de berijder.

Gebruikt een berijder de bestelauto weliswaar niet privé, maar wel voor het woon-werkverkeer, dan geldt er voor de btw wél een btw-heffing over dat privégebruik.

Als de werknemer de auto niet langer meer alleen voor zakelijke ritten gebruikt, moet hij de verklaring intrekken. Doet hij dat niet, dan kan hij daarvoor een fiscale boete krijgen, nog los van de naheffing van de bijtelling zelf. Ook werkgevers moeten hierbij oplettend blijven. Bij vermoeden van privégebruik, geldt ook voor hen dat het aan de fiscus gemeld moet worden dat de werknemer ten onrechte de verklaring nog niet heeft ingetrokken.

Tot slot nog een praktische tip: Gebruikt een berijder de bestelauto weliswaar niet privé, maar wel voor het woon-werkverkeer, dan geldt er voor de btw wél een btw-heffing over dat privégebruik. Voor de btw wordt woon-werkverkeer namelijk als privérit gezien. Dit in tegenstelling tot de loonbelastingheffing over de bijtelling, waarvoor woon-werkverkeer als zakelijke rit telt. De btw-heffing hoeft in dat geval echter niet de gebruikelijke 2,7 procent van de catalogusprijs te zijn, maar kan gebaseerd worden op de werkelijke woon-werkkilometers in verhouding tot het totale jaarkilometrage. Denk daarvoor aan het vastleggen van de kilometerstand per 31 december.