Kilometeradministratie
Wanneer uw berijder per kalenderjaar minder dan 500 privékilometers met de hem ter beschikking gestelde zakenauto rijdt en een verklaring van geen privé-gebruik auto is overeengekomen met de Belastingdienst is de berijder verplicht om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. De verklaring geen privégebruik geldt in principe als vrijwaring voor de werkgever. De werknemer zal te allen tijde moeten kunnen aantonen dat hij inderdaad de auto van de werkgever op jaarbasis niet voor meer dan 500 kilometer privé heeft gebruikt. Mocht bij controle blijken dat de werknemer ten onrechte een verklaring geen privé-gebruik heeft aangevraagd, dan zijn de fiscale consequenties voor de werknemer. Dit geldt niet als de werkgever op de hoogte was van de onjuistheid van de afgegeven verklaring. De consequentie voor de werknemer is dat aan hem een naheffingsaanslag loonbelasting kan worden opgelegd met rente en eventueel een boete. De onderstaande informatie moet zijn opgenomen in de kilometeradministratie:- het merk van de auto – het type van de auto- het kenteken van de auto- de periode waarin de auto ter beschikking stondBij elke rit moet zijn vermeld:- de datum- de begin- en eindstand van de kilometerteller- het adres van vertrek en het aankomstadres. Als de berijder vanaf het werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, dienen de aankomst- en vertrekadressen van zowel de heen- als de terugreis te worden genoteerd- de gereden route, voorzover deze afwijkt van de meest gebruikelijke route- of het een privérit betreft of een zakelijke rit
De juistheid van een kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda`s, orderbriefjes, garagenota`s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen. De fiscus controleert regelmatig met flitsauto`s om fraudeurs te ontmaskeren. Controleurs leggen onder meer bij grensovergangen en woonboulevards kentekens vast. De gegeven worden vervolgens vergeleken met de database van de Belastingdienst.
– U kunt hier een voorbeeld van een kilometerregistratie downloaden.
– U kunt hier een verklaring geen privé-gebruik downloaden.
– U kunt hier een intrekking verklaring geen privé-gebruik downloaden.